Software de gestión de instalaciones para escuelas

El sistema computarizado de administración del mantenimiento de las instalaciones ayuda a las escuelas a administrar las solicitudes de mantenimiento de los edificios, rastrear los activos, programar el mantenimiento preventivo y supervisar las operaciones de custodia. Por lo general, incluye funciones que facilitan la gestión centralizada de las órdenes de trabajo, lo que ayuda al personal a informar fácilmente de los problemas y a los equipos de mantenimiento a responder con rapidez.

Cuando las instalaciones educativas implementan sistemas de programación que ayudan a sus equipos a completar las tareas de mantenimiento preventivo de manera consistente y correcta, es menos probable que los problemas pequeños se conviertan en problemas importantes. El mantenimiento regular de los sistemas de climatización, las tuberías y la infraestructura eléctrica prolonga la vida útil de los equipos y evita costosas reparaciones de emergencia.

Sí, el software moderno de gestión de instalaciones puede integrarse con los sistemas que suelen utilizar las instituciones educativas. MaintainX proporciona integraciones personalizables que ayudan a que los datos fluyan sin problemas entre los departamentos, lo que mejora la toma de decisiones y la eficiencia, al tiempo que elimina los silos y la entrada de información redundante.

El software de administración de instalaciones puede ayudar a las instituciones educativas a maximizar el impacto de los recursos limitados. Por ejemplo, el software puede monitorear las condiciones y el uso de los equipos para evitar compras duplicadas y garantizar que los recursos se distribuyan donde más se necesitan. También ayuda al personal de mantenimiento a priorizar las órdenes de trabajo. En lo que respecta a la planificación presupuestaria, el software proporciona datos históricos que los administradores pueden utilizar para asignar los fondos con mayor precisión.

Las funciones de gestión y seguimiento de activos ayudan a las escuelas a crear un inventario digital completo de todos sus activos físicos. Este sistema puede mantener registros detallados del estado de cada activo, el historial de mantenimiento, la información de garantía y más en un centro centralizado, al que pueden acceder fácilmente las partes interesadas pertinentes siempre que lo necesiten.

Las plataformas modernas de software de administración de instalaciones, como MaintainX, están diseñadas para que los usuarios sin conocimientos técnicos naveguen de forma intuitiva, al igual que las aplicaciones que usan en sus teléfonos todos los días. Además, la aplicación MaintainX, que prioriza los dispositivos móviles, ayuda a todo el personal a solicitar trabajos de mantenimiento y a acceder a la información donde y cuando la necesiten.

El software de administración de instalaciones recopila todas las solicitudes en un único sistema centralizado. Si el sistema es lo primero para dispositivos móviles, como MaintainX, los miembros del equipo de mantenimiento pueden recibir y actualizar las órdenes de trabajo directamente desde el terreno, lo que elimina la documentación en papel y los viajes de oficina. El sistema automatiza la programación del mantenimiento preventivo para que el personal pueda solucionar los problemas antes de que se conviertan en fallos graves. También garantiza una calidad de trabajo constante al proporcionar a los equipos un acceso rápido a las listas de verificación digitales, los historiales de los equipos, los manuales de reparación y los procedimientos.

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Con el software de administración de instalaciones, el personal de todos los departamentos puede introducir y rastrear los problemas de mantenimiento mediante mensajes integrados en la aplicación, comentarios sobre órdenes de trabajo y uso compartido de fotos/archivos. Todos los empleados pueden solicitar el mantenimiento a través del mismo sistema, sustituyendo los métodos de comunicación dispersos, como las llamadas telefónicas, los correos electrónicos y los formularios en papel. Las notificaciones automáticas mantienen informadas a las personas adecuadas cuando se asignan, actualizan o completan las tareas, lo que elimina la necesidad de realizar un seguimiento.

El software de administración de instalaciones generalmente incluye herramientas de monitoreo que rastrean el consumo de energía e identifican las ineficiencias en los sistemas y equipos. El software también puede programar el mantenimiento preventivo periódico de los sistemas que consumen mucha energía, manteniéndolos funcionando a niveles de eficiencia máximos. Al proporcionar información sobre los patrones de uso de energía, este software ayuda a las escuelas a realizar mejoras de gran impacto para reducir su huella de carbono y los costos de los servicios públicos.

El software moderno de administración de instalaciones brinda a los equipos datos en tiempo real sobre el estado de los equipos, las actividades de mantenimiento y los niveles de inventario en las propiedades de la escuela. Específicamente para la gestión del inventario, el software normalmente puede monitorear los suministros, rastrear las tasas de consumo e identificar el momento ideal para volver a realizar los pedidos. Los equipos de mantenimiento pueden comprobar al instante la disponibilidad de las piezas, mientras que los administradores pueden consultar los recursos de todo el distrito para evitar compras duplicadas, redistribuir los equipos y tomar mejores decisiones de adquisición. Estos datos en tiempo real transforman la gestión manual del inventario en un sistema automatizado que ayuda a los distritos a asignar los recursos correctamente con un mínimo de desperdicio.