THIRA Health triplica la proporción promedio de órdenes de trabajo reactivas y proactivas en la industria de BOMA

Visión general

Como gerente sénior de las instalaciones de THIRA Health en Bellevue, Washington, el trabajo de Phil Snyder es garantizar operacionalmente un entorno seguro, saludable, cómodo y funcional para los pacientes, el personal y los huéspedes. Esto incluye todo, desde el soporte de TI, la administración del inventario (suministros médicos y de oficina), el mantenimiento de las mejores prácticas de control de infecciones, la reacción oportuna a las solicitudes de mantenimiento, la realización de tareas de mantenimiento preventivo (rondas diarias), la colaboración estrecha entre departamentos para cumplir la misión y los objetivos del equipo de liderazgo y la gestión de varios proyectos (es decir, ayudar a expandirse a una nueva instalación)

«MaintainX brings sanity to the workplace.»
^{—Phil Snyder, Senior Facilities Manager, Thira Health}

Para Phil, «mejorar los procesos diarios se traduce en ayudar a los distintos departamentos (es decir, enfermería, medicina, terapeutas, programación) a hacer su trabajo sin frustraciones desde el punto de vista de las instalaciones». Phil señaló que el objetivo «es que el equipo de los centros trabaje entre bastidores para minimizar el impacto en los programas para pacientes». El objetivo es que el trabajo de las instalaciones nunca sea la causa de la frustración de una persona.

Desafíos

«No hay mucho que decir aquí, excepto que antes de MaintainX», dijo Phil, «THIRA administraba las instalaciones con hojas de cálculo de Excel y Microsoft Teams». Phil no estaba de acuerdo con esto y sabía que no podía seguir mejorando la gestión de las instalaciones de Thira con estos métodos. «La gente me paraba constantemente en el pasillo o me enviaba mensajes pidiéndome cosas», recuerda Phil. «Estos 'momentos de Drácula' llevaban demasiado tiempo».

Solución

Phil había llegado a THIRA desde una organización corporativa con muchas eficiencias. «Vine a Thira para generar un impacto en las instalaciones».

Así que, buscando la oportunidad de mejorar la gestión de las instalaciones, Phil visitó la App Store y se encontró con MaintainX. «A partir de ahí, fue un proceso bastante rápido», dijo Phil. «Nunca miré hacia atrás porque ustedes lo hicieron tan fácil».

Ahora, cuando la gente detiene a Phil en el pasillo, saben que su respuesta será «MX it». Esto se debe a que ha integrado completamente MaintainX en THIRA. Utiliza MaintainX para realizar inventarios quincenales de suministros médicos y de oficina, e incluso ha creado un POE para determinar los factores que desencadenan los niveles de suministro. «Aquí es donde realmente disfruto de la responsabilidad que supone la biblioteca de procesos y procedimientos del SOP de MaintainX. Ahora hay un proceso que podemos seguir y documentarlo».

En tan solo unos meses, Phil pudo usar la función de informes en tiempo real de MaintainX para mostrar al equipo de liderazgo de THIRA cuánto trabajo se estaba realizando. «Una vez que los líderes se unieron», dijo Phil, «con su respaldo, pude alentar a otros a usarlo».

Como explicó Phil: «Al principio, presentamos MaintainX a todo el mundo a través de su vídeo, destacando su funcionamiento en general. Luego, registramos a todos y les pedimos que enviaran solicitudes ficticias para que se acostumbraran. Luego pedimos a la gente que lo pusiera en sus teléfonos, pero solo después de prometerles que MaintainX no envía anuncios. Entonces, con MaintainX en los teléfonos de las personas, podían tomar fotografías y enviar solicitudes. Con MaintainX en funcionamiento», dijo Phil, «la gente responde muy bien en general».

«MaintainX funciona muy bien en tiempo real en el escritorio y el teléfono. ¡Es BOOM! El soporte es increíble y la oportunidad de colaborar en los detalles de las solicitudes de mantenimiento es una gran oportunidad para nosotros».
^{—Phil Snyder, gerente sénior de instalaciones de THIRA}

A medida que Phil se familiarizó con MaintainX, comenzó a configurar procedimientos y luego a agregarlos a la biblioteca de procedimientos. Las rondas diarias se convirtieron en procedimientos diarios y las inspecciones en procedimientos mensuales y anuales. «Todo lo que tuviera una rutina era fácil de configurar como procedimiento», dijo Phil. «MaintainX es excelente para la eficiencia: si hay una manera de minimizar la cantidad de pasos, creo un proceso para ello y simplemente funciona». Además, el uso de las solicitudes de trabajo de MaintainX ayuda a Phil a crear procedimientos en los que quizás no hubiera pensado antes.

Por ejemplo, Phil recordó: «Recibimos una solicitud para calibrar las básculas de las salas de examen. Así que empecé a investigarlo y resulta que hay una regulación que exige que las básculas se calibren cada seis meses. Así que ahora, MaintainX nos indica cuándo debemos contactar con el proveedor para que venga a calibrar. Además, toda la información del proveedor ya está en el procedimiento».

«MaintainX aporta cordura al lugar de trabajo».
^{—Phil Snyder, gerente sénior de instalaciones de Thira}

En MaintainX, Phil también creó procedimientos operativos estándar para la incorporación y la baja (es decir, apagar los llaveros de los empleados para que ya no tengan acceso al edificio). Este es un POE importante porque THIRA cumple con las normas de seguridad y protección de la HIPPA. Con MaintainX, pueden seguir automáticamente los protocolos adecuados a través de listas de verificación digitales de SOP. «Así que si alguien se va», señala Phil, «y necesitamos desactivar el acceso, enviamos una orden de trabajo del SOP y listo».

El aspecto en tiempo real de MaintainX permite a Phil y su equipo reaccionar mucho más rápido a las solicitudes de trabajo y a los problemas. Además, enfatizó: «La simplicidad de MaintainX es una ventaja significativa, especialmente cuando no interrumpe a otros en su trabajo».

Resultado

Con más de 152 usuarios, más de 4900 órdenes de trabajo, más de 60 procedimientos y más de 1000 activos, los paneles de informes personalizables de MaintainX son útiles. Además, Phil señaló que la proporción de órdenes de trabajo reactivas y proactivas aumentó del 13% al 36%, casi tres veces más que la media del sector de la BOMA (Asociación de Propietarios y Administradores de Edificios). Para lograrlo, el equipo de Phil convirtió cualquier rutina repetitiva en un procedimiento y lo agregó a su biblioteca. «Gracias a MaintainX, administramos mejor el tiempo».

A través del panel de informes, al agregar las solicitudes de trabajo, Phil «puede ver cómo dedicamos nuestro tiempo. Y con MaintainX, podemos controlar mejor los costos mediante el mantenimiento preventivo y cuidar nuestros equipos».

En otras palabras, a diferencia de su sistema anterior, MaintainX le permite a Phil anticipar los problemas. Por ejemplo, si alguien necesita quedarse en casa, «ahora otra persona puede realizar sus rondas diarias para garantizar que el equipo para las reuniones virtuales esté listo y en funcionamiento y no interrumpa la continuidad de la atención. Esto es crucial».

Del mismo modo, los procedimientos operativos estándar digitalizados y automatizados han facilitado la capacitación del personal, especialmente en lo que respecta a los simulacros de seguridad y protección. Por ejemplo, una de las responsabilidades de las instalaciones es administrar el equipo de seguridad humana, como los generadores de emergencia, que se revisan semanalmente y se prueban mensualmente, o los epi-pens, cuya fecha de caducidad debe comprobarse con regularidad. Los procedimientos operativos estándar automatizados también ayudan cuando llegan los inspectores. «Solo tienen que mirar el informe generado por MaintainX. Nuestros procesos son visibles».

Con este nivel de visibilidad y transparencia, los líderes de THIRA pueden ver cuánto logra el equipo de Instalaciones. «En este sentido, los informes de MaintainX han sido de gran ayuda», explicó Phil. Además, señaló que MaintainX ha ayudado a que las instalaciones pasen de tener un perfil típico a ser reconocidas como una parte integral de otros programas. «Ahora, todo está entrelazado. El uso de MaintainX nos ha ayudado a mejorar la organización para todos y ha influido en otros departamentos para que sea una mejor experiencia para esas personas».

Al reflexionar sobre el proceso de integración e implementación de MaintainX, Phil dijo: «El soporte de MaintainX es fenomenal. Su personal de soporte tiene los conocimientos y la experiencia. Son tan buenos que puedo traducirlos fácilmente a mis compañeros de trabajo».

Y luego agregó: «Queremos que todo pase por MaintainX. No estaría aquí si intentáramos hacer todo esto sin él. MaintainX aporta cordura al lugar de trabajo y lo hace todo».

Centrarse en el cliente

La misión de THIRA Health gira en torno al tratamiento basado en la evidencia para mujeres, adolescentes y personas no conformes con su género con trastornos de la alimentación, ansiedad, depresión y otras afecciones concurrentes.

Con un equipo de más de 150 empleados y en crecimiento, Thira tiene su campus principal justo a las afueras de Bellevue, Washington, un lugar de inactividad. The Retreat at THIRA, en Kirkland, Washington, está ubicado en una casa moderna renovada de mediados de siglo contigua a un parque estatal de 500 acres con más de 27 millas de senderos para caminar. Además, Thira tiene planes de abrir un nuevo centro de tratamiento de 16 camas.

El equipo de las instalaciones se esfuerza por realizar la mayoría de las tareas operativas entre bastidores para minimizar cualquier impacto en los pacientes y el personal.