Cómo gestiona Aparto Student Housing las inspecciones de saneamiento relacionadas con la COVID-19

Visión general

Fundada en 2017, la organización es propietaria de residencias estudiantiles en 12 ubicaciones en el Reino Unido e Irlanda. Si bien el objetivo principal de Aparto siempre ha sido la seguridad y la comodidad de sus residentes, esa prioridad se amplió en 2020.

«MaintainX ha ayudado enormemente a mejorar el rendimiento de nuestro trabajo y ha creado una forma más eficiente de gestionar nuestro programa de mantenimiento».
^{—Kate Collins, directora general de Aparto}

Desafío

El equipo de administración de instalaciones de Aparto es responsable de supervisar varias tareas de mantenimiento, incluida la limpieza de los baños, los dormitorios y las áreas comunes; el reabastecimiento de los suministros comunes; el mantenimiento de los dispositivos tecnológicos compartidos (por ejemplo, fotocopiadoras, impresoras, conexiones WiFi); la organización de eventos sociales; la realización de inspecciones de las instalaciones y la reparación de los activos de las instalaciones.

Solo había un problema: el equipo de administración de instalaciones de Aparto con frecuencia tenía problemas con la comunicación de O&M. Las órdenes de trabajo desaparecieron. La documentación a menudo se archivaba mal. Además, los detalles del proyecto que se transmitían a los asistentes y supervisores de las instalaciones a veces no se tenían en cuenta. Los descuidos periódicos provocaron quejas entre los estudiantes y desacuerdos entre compañeros de trabajo.

Sin embargo, en marzo de 2020, el equipo se enfrentó a otro desafío: implementar nuevas recomendaciones de seguridad y saneamiento en respuesta a la COVID-19. Los nuevos procedimientos operativos estándar (POE) incluían aumentar la frecuencia de limpieza y desinfección de los espacios públicos, usar desinfectantes aprobados y preparar los dormitorios para los nuevos residentes de acuerdo con los nuevos protocolos.

Una cosa quedó clara: si la organización quería seguir manteniendo su reputación como ganadora del premio de la Asociación Nacional de Vivienda Estudiantil y mantener a los residentes seguros, sería necesaria una reforma.

Los miembros del equipo ahora pueden acceder en tiempo real a la información sobre las órdenes de trabajo y los activos en cualquier lugar con una conexión WiFi desde sus teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras de escritorio. También podían ver las órdenes de trabajo sin Internet mediante el modo offline de la aplicación.

Con MaintainX, los administradores de instalaciones (FM) podían ver al instante qué tareas se habían completado, cuáles estaban en curso y cuáles estaban atrasadas. La aplicación también mostraba quién trabajaba en qué, lo que proporcionaba un registro completo de responsabilidades.

Durante el mes siguiente, Collins trabajó en estrecha colaboración con los administradores y los asistentes de las instalaciones para desarrollar nuevos procedimientos de seguridad y saneamiento de acuerdo con las recomendaciones de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC). También rediseñó el flujo de trabajo de solicitudes de mantenimiento de Aparto, obligando a los estudiantes a transmitir verbalmente los problemas de mantenimiento a las FAs, quienes luego ingresaron las solicitudes de trabajo digitales.

«MaintainX se ha convertido en una ventanilla única para toda la administración interna de nuestras instalaciones».

El sistema de comunicación individual ayuda a los estudiantes a sentirse más validados a la hora de transmitir sus inquietudes al personal. También elimina la posibilidad de que las solicitudes de papeleo se pierdan. Traducción: No más juego de culpas.

Además, los trabajadores de recepción de Aparto ahora pueden abrir la aplicación para comprobar las órdenes de trabajo cuando los estudiantes se lo pidan. El panel de control fácil de usar de MaintainX muestra el estado de la solicitud de trabajo, el trabajador asignado y cualquier posible motivo de retraso en los hilos de comentarios sobre las órdenes de trabajo. ¿La mejor parte? Cada uno de los 16 usuarios del software de Aparto aprendió a navegar por la aplicación en cuestión de minutos.

Solución

La gerente general de Aparto, Kate Collins, decidió hacer la transición del anticuado sistema de órdenes de trabajo de la organización a un flujo de trabajo digital. Sabía que el equipo directivo de la empresa tendría preguntas como:

• ¿Podemos permitirnos un software de gestión de mantenimiento ahora mismo?
• ¿Esta inversión beneficiaría a los estudiantes residentes?
• ¿Podría el equipo adaptarse rápidamente al uso del software?

Tras consultar con un colega que había experimentado con casi una docena de plataformas de software de gestión del mantenimiento, incluidas UpKeep, Yardi y Facilio, Collins decidió lanzar una prueba beta con MaintainX.

Resultado

Aparto tramitó más de 15 000 órdenes de trabajo y digitalizó más de 90 procedimientos desde que simplificó su programa de mantenimiento con MaintainX en los últimos 8 meses.

La organización ahora mantiene datos históricos sobre 60 activos, 30 tipos de piezas y 10 proveedores para ayudar a identificar mayores oportunidades de ahorro de costos en el futuro.

Aparto espera identificar aún más oportunidades para mejorar la operación y mantenimiento en el futuro con MaintainX. En pocas palabras, cuantos más datos recopile Aparto sobre las órdenes de trabajo de mantenimiento, los activos individuales de las instalaciones y los gastos acumulados de operación y mantenimiento, más información sobre el ahorro de costes ofrecerán las herramientas de elaboración de informes.

«No podía imaginarme no continuar con MaintainX en este momento».

Kate ahora puede gestionar:

• SOP simplificados: nuevos procedimientos operativos estándar documentados digitalmente que ahora se utilizan con confianza para capacitar a los nuevos miembros del personal.
• Seguridad mejorada: se escribieron y editaron preguntas para las listas de verificación a medida que los protocolos de seguridad y saneamiento recomendados siguen evolucionando, lo que recuerda al personal que debe verificar y seguir las medidas correctas de toma de riesgos.
• Mejora de la capacidad de toma de decisiones: se descargaron e integraron los informes de KPI en las bases de datos de salud y seguridad para analizar cifras como los controles semanales de la temperatura del agua de los grifos de la cocina para determinar si hay rangos seguros de legionela.

«Puedo medir fácilmente la carga de trabajo de mi equipo consultando la aplicación. Puedo supervisar al instante el estado de los trabajos desde mi escritorio. También me gusta especialmente que haya una sección de comentarios adjunta a cada orden de trabajo, lo que permite que todo el personal esté informado de los problemas, lo que facilita la transferencia de tareas».