Cómo escribir instrucciones de trabajo (que sean fáciles de seguir)

Proporcionar a los empleados instrucciones de trabajo claras es fundamental para el éxito operativo. En esta publicación, explicamos cómo escribir instrucciones de trabajo.

Instrucciones de trabajo consulte las directrices documentadas que aclaran cómo realizar las tareas. Proporcionan descripciones precisas de los pasos relacionados con las tareas para reducir los posibles contratiempos, daños e inconvenientes. Las instrucciones de trabajo también se conocen como guías de trabajo, ayudas laborales o manuales de usuario.

El acrónimo, RECS, representa el resultado exitoso de instrucciones de trabajo claramente articuladas: confiabilidad, eficiencia, confianza y seguridad.

Los sectores que dependen en gran medida de las instrucciones de trabajo incluyen la fabricación, la asistencia sanitaria, la ciencia y la investigación, la hostelería y el transporte. ¡Aquí aprenderás a desarrollar instrucciones de trabajo eficaces que funcionen! Empezaremos por explorar la relación entre las instrucciones de trabajo y procedimientos operativos estándar (SOP).

La diferencia entre instrucciones de trabajo y SOP

Los gerentes suelen confundir las instrucciones de trabajo con PNT. Aunque ambos documentos existen para comunicar los procedimientos comerciales, no son lo mismo. Los procedimientos operativos estándar describen los pasos necesarios para completar una tarea de principio a fin. Alternativamente, las instrucciones de trabajo describen cómo los trabajadores deben realizar los pasos individuales del SOP. En otras palabras, las instrucciones de trabajo detallan cómo ejecutar los SOP.

¿Significa eso que cada SOP necesita instrucciones de trabajo adjuntas? No, solo los pasos del proceso que requieren más de un par de oraciones elaboradas deben incluirlas. Las aclaraciones extensas pueden ser un lío Listas de verificación de SOP, causan confusión y hacen que los trabajadores no tomen medidas esenciales.

La forma más fácil de empezar a documentar un procedimiento es describir primero los pasos del SOP. Luego, una vez que el SOP esté completo, regrese y escriba las instrucciones de trabajo para los elementos que requieren una mayor aclaración. Este orden garantiza que no se produzcan lagunas en la comprensión.

7 rasgos de las buenas instrucciones de trabajo

¿Cuál es la parte más importante de escribir buenas instrucciones de trabajo? ¡No dejes nada abierto a malas interpretaciones! Las instrucciones de trabajo imprecisas confunden a los empleados, alteran la productividad y, a menudo, provocan errores costosos. Teniendo esto en cuenta, estas son siete características a tener en cuenta al desarrollar las instrucciones de trabajo:

Claridad

Las buenas instrucciones de trabajo proporcionan instrucciones claras, precisas y completas sobre cómo los empleados deben realizar las tareas. La claridad significa que cualquier empleado puede leer la descripción de una tarea y comprender su significado inmediatamente después de leerla. Para garantizar la comprensión, evita usar acrónimos, palabras con varias sílabas y términos técnicos inexplicables.

Brevedad

El matemático y filósofo francés Blaise Pascal dijo infamemente: «He hecho esta [carta] más larga de lo habitual porque no he tenido tiempo de hacerla más corta». Si alguna vez te has esforzado por explicar un tema complejo de manera sucinta, comprenderás la lucha de Pascal. Esfuérzate por entender a fondo las tareas sobre las que escribes para poder describirlas en pocas palabras. La brevedad es igual a la simplicidad.

Accesibilidad

Las instrucciones de trabajo invisibles no benefician a nadie. Asegúrese de que los empleados tengan fácil acceso a las instrucciones de trabajo, estén donde estén, tanto dentro como fuera de las instalaciones. Si no haces que los documentos sean accesibles, algunos empleados no se molestarán en rastrearlos. Los sistemas digitales de gestión de tareas como MaintianX permiten a los trabajadores: acceder a los SOP, las instrucciones de trabajo y las órdenes de trabajo desde sus dispositivos móviles.

Coherencia

Asegúrese de que las instrucciones de trabajo sean consistentes con las habilidades asignadas a los empleados. Además, deben utilizar la misma metodología, terminología y diseño en todo el borrador. Básicamente, ¡sigue un POE para desarrollar las instrucciones de trabajo! Es menos probable que se produzcan errores cuando los empleados saben qué esperar de los documentos de la organización.

Precisión

Los empleados deben ver las instrucciones de trabajo como precisas, útiles y creíbles. Por lo tanto, las instrucciones deben coincidir con la realidad laboral del empleado. Los gerentes deben consultar a los empleados con más experiencia para asegurarse de que no les faltan detalles importantes. Solo las personas que completan una tarea de manera constante conocen los entresijos de cómo realizarla.

Visual

Los empleados suelen sentirse más cómodos consultando los medios visuales que los manuscritos de varias páginas. ¿Por qué? Los estudios muestran que las personas procesan la información visual 60 000 veces más rápido en comparación con la información textual. Intente incorporar infografías, imágenes y fotografías en sus instrucciones de trabajo siempre que sea posible.

Y recuerda...

... la responsabilidad de desarrollar las instrucciones de trabajo nunca debe recaer en una sola persona. Los procesos mejor redactados incluyen las aportaciones de varias partes interesadas para garantizar que se cumplan todas las características anteriores.

Cómo escribir instrucciones de trabajo

Sentarse a escribir tanto las instrucciones de trabajo como los SOP puede resultar abrumador, especialmente cuando se divide un proceso complejo en pasos más pequeños. Usa la siguiente secuencia para redactar tus próximas instrucciones de trabajo:

Paso 1: Escribe un título claro

Primero, escribe el título del documento. El título debe hacer referencia a la tarea en cuestión. Por ejemplo, «Cómo desinfectar las encimeras» puede ser el título de las instrucciones de trabajo que explican los procedimientos de apertura de un restaurante.

Paso 2: Escribe una breve introducción

A continuación, escriba una breve introducción que proporcione información contextual, identifique a los responsables de las tareas y describa el propósito de la tarea. Este paso le ayudará a desarrollar el documento con un objetivo claro en mente. Con nuestro ejemplo anterior, el propósito de desinfectar las encimeras de los restaurantes es mantener un entorno seguro para los clientes y cumplir con los requisitos de la OSHA.

Paso 3: Describe cómo hacerlo

Este paso se explica por sí mismo: describe cómo los trabajadores deben completar la tarea. Explique cómo desinfectar las encimeras en un lenguaje claro y detallado. Además, haga una lista de todos los materiales aprobados necesarios para el trabajo. Es posible que desees incluir referencias relevantes (imágenes, diagramas de flujo y tablas) para mejorar la comprensión de los empleados.

Paso 4: Formatear las instrucciones de trabajo

Seleccione un formato de diseño para usarlo de manera uniforme en todo el documento. Divida los pasos necesarios en secuencias numeradas, donde cada paso represente una sola acción. Si utilizas infografías, no las coloques simplemente en la página. Consulta las imágenes del texto para obtener más información.

Lo ideal es mantener las imágenes a la izquierda y el texto a la derecha para optimizar el procesamiento de la información. Además, usa atrevido, texto en cursiva y en MAYÚSCULAS para enfatizar información importante.

Paso 5: Revisa tu documento

Cuando termines de escribir, revisa el borrador para ver si hay oportunidades para eliminar palabras extrañas, simplificar oraciones complejas y mejorar la legibilidad. Estos son algunos consejos editoriales rápidos:

• Abrevie correctamente: Deletrea la terminología compleja la primera vez que la utilices e incluye las abreviaturas entre paréntesis junto al término inicial. Posteriormente, puede utilizar la abreviatura en todo el documento. Por ejemplo, consulte la primera vez que escribí el término procedimientos operativos estándar (POE) en este artículo.
• Proporcione un glosario: Si te encuentras haciendo muchas referencias a abreviaturas, considera la posibilidad de crear un enlace a un glosario de terminología.  
• Mantenga la coherencia: Por ejemplo, si usa el término «detergente líquido» en un solo paso, continúe usando ese término en todo el documento para evitar confusiones.

Los programas de edición asequibles como Grammarly o Hemingway ayudan a editar para mejorar la legibilidad y eliminar los errores gramaticales.

Paso 6: Proporcionar recursos

Una vez finalizada la edición inicial, busca oportunidades para proporcionar recursos y materiales de lectura adicionales. Puede hacerlo añadiendo notas a pie de página o incluyendo un apéndice al final del documento.

Paso 7: Probar la eficacia

Por último, compruebe la eficacia de sus instrucciones de trabajo antes de ponerlas a disposición de toda la empresa. Pídele a un empleado o colega que siga las instrucciones y realice la tarea asociada. Este ejercicio revelará cualquier brecha educativa que necesite aclararse. Observe y tome nota de cómo su colega realiza el trabajo para que pueda volver atrás y mejorar el documento.

Una vez que haya confirmado que las instrucciones son fáciles de entender y seguir, comience a incluirlas en los SOP y las órdenes de trabajo asociados.

Ejemplo de instrucciones paso a paso

Este es un ejemplo de un formato básico de instrucciones de trabajo:

Optimice la administración de tareas con MaintainX

Recuerde: las instrucciones de trabajo solo son eficaces cuando los empleados las utilizan para mejorar los procesos empresariales. Los documentos que acumulan polvo en una estantería no son más que una pérdida de valioso espacio. ¡Aproveche Software CMMS como MaintainX para garantizar que las instrucciones de trabajo estén siempre accesibles, útiles y editables.