Email y MaintainX

Contenidos

Características Principales

Cómo funciona

Los miembros del equipo de toda la organización pueden enviar solicitudes de mantenimiento a través de Gmail, Outlook u otro servicio de correo electrónico. Los detalles se enviarán automáticamente a MaintainX como una orden de trabajo para su revisión.

PASO 1:

Informe a su representante de cuenta dedicado que desea registrar las solicitudes de mantenimiento por correo electrónico.

PASO 2:

Un consultor de integración de MaintainX configurará la integración y le proporcionará una dirección de correo electrónico específica para su empresa. Su equipo de TI tendrá que configurar un filtro o una regla que reenvíe automáticamente todos los correos electrónicos de solicitud de mantenimiento a esta dirección de correo electrónico.

La mayoría de los clientes desarrollan un formato de línea de asunto estandarizado y, a continuación, crean el filtro/regla, por ejemplo: reenviar todos los correos electrónicos con las palabras «Solicitud de mantenimiento» en el asunto.

PASO 3:

Configure el filtro/regla de correo electrónico según su formato estandarizado. A continuación, seleccione un nivel de prioridad para todos los correos electrónicos de solicitud de mantenimiento: Ninguno, Bajo, Medio o Alto.

PASO 4:

Pon a prueba la integración con tu equipo. Los correos electrónicos se enviarán a MaintainX de la siguiente manera:

Asunto del correo electrónico = Título de la orden de trabajo
Cuerpo del correo electrónico y remitente = Descripción de la orden de trabajo
Nivel de prioridad = Ninguno, Bajo, Medio o Alto que seleccionó durante el proceso de integración

Se puede configurar un mapeo adicional a los activos en MaintainX a pedido. Informe a sus equipos de que deben utilizar el asunto estandarizado (y cualquier otra información con plantillas que necesiten) cada vez que envíen una solicitud de mantenimiento por correo electrónico.

PASO 5:

Tu correo electrónico y MaintainX ahora están sincronizados. El departamento de mantenimiento puede empezar a recibir solicitudes de trabajo directamente en MaintainX como órdenes de trabajo y tomar las medidas necesarias.

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Requerimientos

Debe tener un servicio de correo electrónico, como Gmail o Outlook.
Debe reenviar automáticamente todos los correos electrónicos de solicitud de mantenimiento a una dirección de correo electrónico proporcionada por MaintainX.
Debe tener el plan Premium o Enterprise de MaintainX.

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Preguntas frecuentes

¿Podemos revisar o evaluar la solicitud de mantenimiento después de enviarla por correo electrónico?

Sí, puedes revisar y aprobar o rechazar la solicitud en MaintainX. Si se aprueba la solicitud, puede asignarla a un equipo o a un técnico específico y supervisar el progreso de principio a fin. También puedes ajustar el nivel de prioridad según sea necesario.

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¿Puedo enviar automáticamente estas solicitudes a un equipo específico en MaintainX?

Sí, la función de enrutamiento de solicitudes de MaintainX mejora los tiempos de respuesta al permitir que las solicitudes se asignen a equipos específicos. Puede obtener más información sobre esta función aquí.

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¿Todos los solicitantes necesitan una cuenta de MaintainX para enviar una solicitud de mantenimiento por correo electrónico?

No, los solicitantes no necesitan una cuenta de MaintainX. Solo necesitan acceder a su servicio de correo electrónico preferido, como Gmail o Outlook.

Acerca de

This integration supports connections with Gmail, Outlook or any other email service provider you use.

No se pierda ninguna solicitud de mantenimiento con esta sencilla integración de correo electrónico.

Los miembros del equipo de toda la organización pueden enviar solicitudes de mantenimiento a través de Gmail, Outlook u otros proveedores de servicios de correo electrónico.

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