PharmanZ ahorra más de 70 000 dólares en costes de mantenimiento con MaintainX

Resolver el rompecabezas del cumplimiento y reducir los costos de mantenimiento

PharmanZ es una empresa nutracéutica familiar que fabrica suplementos de salud para las principales marcas del mundo. La empresa produce más de 250 toneladas de productos mezclados en polvo, 10 millones de comprimidos y 70 millones de cápsulas duras al año para clientes de todo el mundo. Esta empresa de más de 30 personas fundada por el director y propietario Peter Lehrke está dirigida por Scotty Death, director de operaciones, y su esposa, Katrina, directora ejecutiva.

Con el aumento de la supervisión regulatoria y la desaceleración de la economía mundial, Scotty sabía que el hecho de que la empresa dependiera del mantenimiento manual de registros y el mantenimiento reactivo le costaría tiempo, recursos y dinero valiosos a largo plazo. Sabía que tenía que ser proactivo y anticiparse al problema antes de que tuviera un impacto significativo en la empresa.

Cómo sortear las complejidades del cumplimiento normativo y el mantenimiento

Estrés, incertidumbre y tiempo perdido: el costo del cumplimiento manual

«Estar preparados para la auditoría en todo momento es el enfoque de PharmaNz ante la miríada de requisitos que debemos cumplir, ya que podríamos ser auditados sin previo aviso. La gestión de los requisitos de documentación requería mucha mano de obra y abría la puerta al error humano. Los sistemas basados en papel tampoco permitían establecer tendencias y analizar fácilmente las tendencias y facilitar la toma de decisiones sobre los gastos de capital».

Como empresa de fabricación de productos farmacéuticos, PharmaNz está sujeta a una amplia supervisión reglamentaria, que incluye inspecciones por parte de la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA), una auditoría trimestral del MPI, una inspección de buenas prácticas de fabricación (GMP) de Medsafe cada dos años, junto con una variedad de otras auditorías externas

Para completar estas inspecciones y demostrar el cumplimiento a los auditores, PharmanZ necesitaba revisar enormes cantidades de registros para encontrar y compartir la documentación necesaria. «El papeleo era nuestro mayor obstáculo», dice Scotty. «Teníamos que sacar carpetas y carpetas de papeleo, y el auditor tendría que sentarse allí a revisar cada registro».

Este proceso manual supuso múltiples desafíos para Scotty y el equipo de PharmanZ: en primer lugar, la enorme cantidad de mano de obra necesaria para preparar la documentación de cada auditoría ejerció mucha presión sobre el equipo.

Tras analizar todos los registros, surgió la duda de si eran exhaustivos: «Incluso con todos los registros disponibles, no siempre estábamos seguros de si la información sería suficiente para el auditor, ya que los sistemas en papel tienen sus limitaciones».

Y la mayoría de las veces, los registros disponibles corrían el riesgo de ser inexactos. Como dice Scotty: «Obviamente, hay más errores humanos con el papeleo».

Los altos costos del mantenimiento reactivo

Con la desaceleración económica, Scotty también se centró en reducir los costos de mantenimiento innecesarios. «No cabe duda de que han pasado tiempos difíciles en este lado del mundo», afirma Scotty. «El costo de la vida y las tasas de interés sin duda están dificultando las cosas, y necesitábamos encontrar maneras de reducir los costos en toda la organización».

Hasta ese momento, PharmaNz se había basado casi exclusivamente en una estrategia de mantenimiento reactiva. Coordinar y gestionar de forma estandarizada el mantenimiento preventivo regular era un desafío. «Estábamos realizando algunos trabajos críticos de mantenimiento preventivo», dice Scotty, «pero no de la manera que fuera la mejor de nuestra clase, ya que la programación en papel no permite planificar los recursos de la mejor manera posible».

Al depender principalmente de una estrategia de mantenimiento reactivo, PharmanZ gastó cerca de 100 000 dólares neozelandeses cada año en arreglar activos cuando finalmente se estropearon. La falta de fiabilidad de la gestión del inventario empeoraba las cosas: el equipo solía darse cuenta de que las piezas esenciales no estaban disponibles cuando se necesitaban y tenían que esperar semanas para que llegaran o pagar una elevada tarifa por el envío urgente. Esto implicó tiempos de inactividad más prolongados, una menor capacidad de producción y mayores costos de mantenimiento para PharmaNz.

Para hacer frente a estos desafíos, Scotty y PharmanZ contrataron a MaintainX para agilizar el cumplimiento normativo y mejorar su programa de mantenimiento, pasando de un enfoque reactivo a uno proactivo.

Elegir MaintainX

MaintainX se destacó del resto del grupo por sus funciones, las mejores de su clase, que abordaban directamente los desafíos comerciales de PharmanZ, y por el flujo constante de mejoras de productos lanzadas por el equipo. «Incluso durante la versión de prueba y las primeras fases, publicabais actualizaciones de funciones», afirma Scotty. «Si veo que estáis publicando actualizaciones de forma continua, espero que me estéis escuchando a mí y a otros usuarios».

Además, a Scotty le convenció la experiencia de usuario intuitiva de MaintainX. «Probé MaintainX y otras plataformas para comprobar lo intuitiva que era la plataforma y lo fácil que era usarla en PC, ordenadores portátiles, tabletas y dispositivos móviles. MaintainX se llevó el premio por un amplio margen». Esta experiencia de primera mano con el producto, junto con las excelentes críticas de terceros de otros usuarios de MaintainX, ayudaron a cerrar el trato con Scotty.

Cumplimiento simplificado, menores costos de mantenimiento

Cumplimiento simplificado

Antes de MaintainX, Scotty y su equipo tardaban mucho tiempo en sacar todas las carpetas y asegurarse de que la documentación estuviera disponible para los auditores. Ahora, con MaintainX, Scotty y su equipo no tienen que hacer mucho. En lugar de pasar días rebuscando entre pilas de papel para encontrar la documentación necesaria, pueden encontrar fácilmente los datos de mantenimiento solicitados directamente en la CMMS (con notas, imágenes y vídeos) con solo hacer clic en un botón.

Ahora, para la mayoría de las auditorías, Scotty simplemente abre MaintainX para el auditor y le permite revisar la plataforma para encontrar la documentación requerida para la auditoría. «Con MaintainX y el registro de auditoría, incluimos los procedimientos, las firmas al final del procedimiento, las fechas límite, podemos incluir comentarios y fotos. Por eso, cuando el auditor lo examina, apenas me hace preguntas».

El equipo de PharmanZ ahora puede ahorrar horas de tiempo valioso al completar las auditorías. «Ahora ahorramos fácilmente de 3 a 4 horas durante nuestras auditorías de GMP», afirma Scotty.

Aumento del 200% en los trabajos de mantenimiento preventivo

«En años anteriores, gastamos casi 100 000 dólares neozelandeses en mantenimiento reactivo. Desde entonces, ha bajado hasta situarse en torno a los 30 000$ neozelandeses».

Gracias a la asociación con MaintainX, PharmanZ ha pasado de una estrategia de mantenimiento reactiva a una proactiva. Aumentaron sus tareas de mantenimiento preventivo en lo que Scotty estima en alrededor de un 200%, lo que eliminó la dependencia del equipo de contratistas externos para reparar sus equipos. «Puedes arreglar algo pequeño antes de que se convierta en algo enorme y reducir la cantidad que se gasta en solucionar problemas importantes», afirma Scotty.

Como resultado, PharmaNz ha reducido los gastos de mantenimiento en más de un 70%. «En años anteriores, gastamos casi 100 000 dólares neozelandeses en mantenimiento reactivo. Desde entonces, ha bajado hasta situarse en torno a los 30 000$ neozelandeses».

La mejora del inventario de piezas con MaintainX también ha supuesto un mayor ahorro de costes para PharmanZ. En el pasado, PharmanZ necesitaba pedir piezas después de una avería. «Las piezas que necesitamos no son solo piezas para el futuro», afirma Scotty, explicando que estas piezas a menudo requerían ingeniería de precisión, un proceso que no solo era caro, sino que también prolongaba el tiempo de inactividad. «Tendríamos que esperar una semana para que esa pieza volviera a estar en la máquina». Ahora, con MaintainX, PharmanZ puede asegurarse de mantener niveles óptimos de inventario de piezas críticas para garantizar que nunca se agoten. Con las piezas correctas en stock, los técnicos pueden volver a poner los activos en funcionamiento mucho más rápido, lo que elimina el tiempo de inactividad y las pérdidas de producción que de otro modo se producirían.

Hacer más con menos

Además de resolver sus principales problemas de cumplimiento y gastos de mantenimiento, PharmanZ también ha tenido un impacto positivo en sus procesos de calidad e ingeniería. La calibración ha sido un tema fundamental para PharmaNz, ya que anteriormente el equipo de mantenimiento confiaba en el equipo de control de calidad y en un sistema en papel para gestionarla.

Con MaintainX, Scotty ha incorporado la calibración como parte de la función de mantenimiento, lo que ha permitido al equipo de calidad centrarse en otros trabajos críticos. «Gracias a que pudimos utilizar los procedimientos de MaintainX y cargar los informes de calibración, logramos reducir la carga de trabajo del equipo de calidad para que pudiera centrarse en otros asuntos críticos», afirma Scotty.

MaintainX y PharmanZ: solo el principio

Scotty confía en que su equipo está lejos de lograr todo lo que puede con MaintainX. «No cabe duda de que estamos lejos de alcanzar su punto máximo con los ahorros de MaintainX; la situación solo va a mejorar». Considera que las integraciones con los PLC para implementar el mantenimiento predictivo son el siguiente paso en la evolución de PharmanZ. «Sin duda, MaintainX nos permitirá optar por el mantenimiento predictivo y no solo por el mantenimiento preventivo», afirma Scotty. «Estoy deseando que lleguen las integraciones».

Mirando hacia el futuro, Scotty y el equipo de PharmNZ buscan utilizar MaintainX para mejorar la supervisión financiera, optimizar aún más la gestión de las piezas del inventario y acercar a PharmanZ a una cultura de mantenimiento productivo total. Todo esto se alinea con la misión de PharamNZ de crear un mundo más saludable y con sus valores de excelencia operativa.

«MaintainX ha desbloqueado nuestra capacidad de mejorar nuestras operaciones de mantenimiento. Me entusiasma seguir trabajando con el equipo de MaintainX para crear un equipo y un programa de mantenimiento de primer nivel en PharmanZ».