Logística mejorada: cómo ColdTrack redujo el tiempo de inactividad en un 70% con MaintainX

Visión general

ColdTrack, anteriormente NutriFresh, se fundó en 2014 como una plataforma logística de cadena de frío llave en mano para marcas de comercio electrónico de alimentos y bebidas. La empresa ofrece soluciones logísticas para empresas de comercio electrónico de productos fríos y congelados, desde operaciones complejas de recogida y embalaje hasta tecnología de envío de productos perecederos. Los servicios modulares de ColdTrack incluyen centros de distribución con temperatura controlada en todo el país, servicios de recogida y embalaje de primera calidad, tecnología patentada diseñada exclusivamente para la gestión logística de productos perecederos y servicios de envío de nivel empresarial.

A diferencia de las empresas logísticas de terceros (3PL) tradicionales, ColdTrack se centra en las complejidades únicas del envío de productos perecederos, como el almacenamiento de productos frescos y congelados que cumplen con las normas de la FDA, la preparación de kits y matrices de recolección, y la manipulación de empaques personalizados, forros aislantes, hielo seco y paquetes de gel.

El gerente de mantenimiento Brendan Fenton ha estado en ColdTrack durante los últimos seis años. Supervisa el mantenimiento y la seguridad de las instalaciones y edificios. Como resultado, se dedica a MaintainX todos los días, organizando y planificando los procedimientos de mantenimiento de los edificios y las cuestiones de seguridad e instalaciones. John Sokolowski se considera la persona encargada de la seguridad y el mantenimiento que administra el mantenimiento, la seguridad, el control de calidad, la producción, los proyectos y la formación.

Desafíos

Antes de implementar MaintainX, ColdTrack se enfrentó al menos a tres desafíos importantes:

1. La preparación para las auditorías llevó tres meses

«Los registros estaban esparcidos por todas partes en papel», recuerda Brendan. «Y, con demasiada frecuencia, las actividades no se registraban ni se marcaban con la fecha y hora.

2. Gastos excesivos en piezas

John y Brendan gestionaron las piezas utilizando una hoja de cálculo en una pizarra blanca del tamaño de una lámina de madera contrachapada. John recuerda: «Nuestros registros de piezas eran inadecuados. No sabíamos adónde iban a parar las piezas. Si alguien no entró y lo escribió cuando tenía que hacerlo, entonces no lo sabíamos porque le garantizo que la orden de papeleo no incluía un número de ciclo. Por lo tanto, no había forma de saber quién lo hizo y cuándo ocurrió».

3. Revisando el papeleo

John y Brendan informaron que trabajaban más de 70 horas a la semana y que estaban enterrados en el papeleo. «No podíamos soportarlo más. Las cosas eran muy arcaicas». Escribían las órdenes de trabajo en papel y esperaban que los mecánicos escribieran la información correcta.

Brendan dijo: «Algunos técnicos de mantenimiento pasaban una semana entera sin hacer ninguno de sus trámites. El trabajo simplemente no estaba terminando».

Cuando se acercaba una auditoría de SQL, Brendan y John intentaron archivar todos los registros en papel «en el mes correcto, en la semana correcta». Teníamos que asegurarnos de que todo tuviera la herramienta, el procedimiento y el número de ciclo correctos. Fue tan brutal que nos llevó tres meses hacerlo solos».

Solución

Tras la auditoría, ColdTrack encontró e implementó MaintainX. John dijo: «En el momento en que terminó la auditoría, dejamos de usar papel. No hemos usado otra hoja de papel».

Ahora, con MaintainX, el mantenimiento de ColdTrack es 100% libre de papel. «Hacer esto», recuerda John, «fue muy impactante. Fue un soplo de aire fresco desde el momento en que dijimos: «Ya basta. Desde aquí somos MaintainX al 100%. Sin impresión de nada. Estamos completamente libres de papel». Desde mi punto de vista, puedo decir que desde entonces me he vuelto menos gris».

Además, ColdTrack usa MaintainX para:

• Garantice el procesamiento a alta presión (HPP). La HPP, también conocida como pascalización a alta presión o pasteurización en frío, es un método de conservación de alimentos y bebidas no térmico (entre 5 °C y 20 °C) que garantiza la seguridad alimentaria y aumenta la vida útil, al tiempo que mantiene los atributos óptimos de los productos frescos.
• Reduzca el tiempo de inactividad. El tiempo de inactividad detiene la producción por completo y, como dice Brendan, «cada minuto cuenta».
• Gestione el mantenimiento y la garantía de calidad y seguridad de los equipos y edificios.
• Cumpla con los exigentes requisitos reglamentarios de SQF, OSHA y GMP.

Para ello, ColdTrack ha creado varias organizaciones de MaintainX, cada una con funciones discretas. Con MaintainX, ColdTrack desarrolló procedimientos estructurados y detallados con filtros condicionales para garantizar una alta calidad y responsabilidad.

La estandarización y digitalización de los procesos con MaintainX mejoró significativamente la eficiencia, la transparencia y la confianza, lo que contribuyó a reducir las horas y los costos semanales.

Resultados

Con MaintainX completamente implementado, John y Brendan describieron tres indicadores de ROI que informan a los líderes:

1. Reducción del 70% en el tiempo de inactividad

Con MaintainX, ColdTrack pasó del 5% del tiempo total de ejecución programado al 1,5%. Gracias a la reducción del tiempo de inactividad, Brendan y John podían planificar de forma más eficaz gracias al tiempo administrativo invertido por MaintainX. También empezaron a utilizar los procedimientos condicionales de MaintainX y a requerir que los mecánicos adjuntaran fotos del trabajo completado, lo que les proporcionaba más transparencia.

Estos cambios les permiten cumplir con el cronograma y controlar el trabajo que se está realizando. «Ahora programamos todo y MaintainX se lo dice a todo el mundo. Ya no necesitamos recordárselo a nadie. Está justo ahí, en sus pantallas».

Además, Brandon dijo: «Al usar medidores, podemos entrar de manera preventiva y decir: 'Sí', esta válvula de retención ha alcanzado los 10 000 ciclos. Está a punto de estallar». Luego, tan pronto como termina el turno, apagan la máquina, la cierran, cambian la válvula y la vuelven a poner en funcionamiento. «Probablemente sea lo mejor. Todas nuestras piezas tienen un ciclo de vida, por lo que podemos dedicarnos a la ciencia del ciclo y utilizar los medidores que tenemos delante. Es preventivo en todos los sentidos».

2. Reducción del 70% en el costo de las piezas

Antes de implementar MaintainX, los costos de las piezas se situaban constantemente en torno a los 28 000$ mensuales. Pero ahora, con un inventario digital en tiempo real, los costos de las piezas nunca superan los 10 000$ mensuales. Con una mejor visibilidad del uso de las piezas y los niveles de existencias, John afirmó: «Conocemos nuestros límites». Con alertas automáticas cuando se agotan las existencias para evitar que se agoten, ColdTrack puede identificar cuándo no es necesario pedir piezas y cuándo los mecánicos las reemplazan en lugar de repararlas.

John dijo: «Conocemos la vida útil de nuestras piezas. Con un juego de sellos, si no dura 5000 ciclos, sabemos que alguien no está haciendo su trabajo. Controlamos lo que gastamos en estas cosas y MaintainX nos dice si el trabajo se está haciendo. Los medidores nos muestran mucho de esto».

«Con MaintainX, puedo ver cómo el tipo no estaba solucionando el problema. Solo estaba cambiando piezas en lugar de solucionar el problema», dijo John. «Gracias a que utilizamos la función de medidores, sabemos lo que tenemos, a qué nos aferramos y cuánto duran las cosas».

3. Reducción de más del 40% en el trabajo administrativo

Al usar MaintainX para las órdenes de trabajo y el inventario, John y Brendan eliminaron el papeleo y agilizaron los flujos de trabajo, reduciendo su tiempo administrativo de 70 a 30 a 40 horas a la semana. John señaló que esto «redujo casi por completo el tiempo necesario para prepararse para las auditorías».

«Nuestros procedimientos ahora están vinculados al 100% a la orden de trabajo. Siguen los pasos en todo momento. Les decimos que queremos ver la marca de tiempo en la que completaste el trabajo aquí y aquí. Tienes que tomar una foto en cada paso del camino debido a la afección. Si hiciste este paso, muéstrame la imagen. MaintainX documenta todo lo que necesitamos y, literalmente, puedo ver las marcas de tiempo».

4. Impacto positivo en las relaciones con los clientes

Con los datos registrados en MaintainX, Coldtrack puede ofrecer a los clientes visibilidad de sus estándares de calidad. «Ha hecho que nuestros clientes confíen más en nosotros», señaló Brendan. «Pueden ver lo que estamos haciendo».

5. Mayor visibilidad financiera para el liderazgo de la empresa

MaintainX ayudó a Brandon y John a defender y justificar las actividades de mantenimiento. Por ejemplo, el panel de informes sobre tiempos y costos de MaintainX es «una excelente manera de justificar por qué necesitamos mantenimiento para la empresa». Podemos decir: «Esto es lo que te he ahorrado». Tenemos los números aquí mismo».

Reducir el tiempo de inactividad era fundamental, especialmente para el mantenimiento: cada minuto cuenta. Al hacer un seguimiento del tiempo de inactividad, hacemos un seguimiento de los costos y los gastos. Podemos mostrar todo lo que estamos haciendo. Nunca podrás cuestionar lo que mis chicos han hecho o dejado de hacer. Está justo ahí».

Con las cifras del ROI al alcance de la mano, pueden mostrar estadísticas de liderazgo en tiempo real. «¡Esto es enorme!» Dijo John.

6. Mejora de la colaboración en equipo y la ética de trabajo

Siempre fue predecible cierta fricción inicial por parte de los empleados que no querían cambiar o rendir cuentas. Sin embargo, lo superaron mediante la coherencia, los resultados y la «competencia amistosa». La transparencia fomenta una sana competencia entre el personal. «La pizarra no nos hizo justicia. Puedo mostrarle activamente la obra a la gente desde mi teléfono móvil. No necesito buscar en un archivo para encontrar la orden de trabajo específica».

John explicó que «es la forma más importante de justificar ante la empresa por qué necesitamos mantenimiento. El mantenimiento puede costar dinero, pero esto es lo que se está haciendo para que nos cueste dinero. Por ejemplo, podríamos hacer que los contratistas vengan y hagan trabajos por 20 000 dólares. Pero mis chicos lo hicieron por 3000 dólares y MaintainX hizo posible hacerlo».

Conclusión

En general, ColdTrack ha adaptado MaintainX a sus necesidades específicas en múltiples casos de uso. Tienen 15 organizaciones con 23 usuarios empresariales de pago en MaintainX. Si bien la empresa tiene cuatro instalaciones que utilizan MaintainX (Edison, Patterson y Stockton en Nueva Jersey y Dallas, Texas), decidió segmentar cada caso de uso: mantenimiento, control de calidad, seguridad, mantenimiento de edificios, producción, envío y recepción y gestión de proyectos.

«El uso de MaintainX ha hecho que nuestras instalaciones sean cada vez mejores. La ética laboral ha mejorado», señaló John. «Tenemos que atribuirlo a que MaintainX nos facilita la vida y nos deja hacer lo que tenemos que hacer. Puedo estar en cualquier parte y verlo en mi teléfono. Eso es perfecto. Podemos hacer todo sobre la marcha dondequiera que estemos».

Quizás lo más importante es que Brendon y John destacaron que el mérito es de la asociación entre MaintainX y ColdTrack, que llevó a una optimización continua y a la solicitud de nuevas funciones para ampliar la funcionalidad. John señaló: «Usamos MaintainX para todo. Estamos intentando que el resto de la empresa participe». ColdTrack mantiene una relación estrecha y comunicativa con su equipo de gestión de cuentas y MaintainX. John dijo: «Solo queremos mantener la relación. Porque si ustedes mejoran, nosotros mejoramos».

John dijo: «Para mí. Puedo contarles lo mejor: ya he trabajado con otros sistemas CMMS, pero podemos adaptar MaintainX para que se adapte a nuestras necesidades de la forma que queramos». Debido al éxito obtenido en la implementación de la plataforma, ColdTrack recomienda encarecidamente MaintainX a otras instalaciones.

Brendan dijo: «No hay límite en lo que podemos hacer. Y creo que eso se debe principalmente a la creación de procedimientos. Hay mucho más de lo que el papel puede hacer. Y podemos mostrárselo a las personas que están arriba».

«Si estás haciendo todo correctamente, eso es lo que debería mostrar MaintainX. Y eso es todo. Y lo hace».
^{—Brendan Fenton, Cold Track}

Centrarse en el cliente

ColdTrack cree que el envío de productos perecederos no tiene por qué ser complicado ni costoso. Al utilizar la última tecnología para optimizar el tiempo de tránsito y reducir los costos y el desperdicio, la empresa se asegura de que los productos perecederos de sus socios se entreguen a tiempo y a la temperatura adecuada.

Galardonada como una de las «100 empresas más interesantes» por Goldman Sachs y figurando durante dos años consecutivos en la lista Inc. 5000, ColdTrack fue nombrada recientemente la 200ª empresa privada de más rápido crecimiento en los EE. UU. y obtuvo el puesto número uno en la categoría de logística de comercio electrónico de Cold & Frozen.