Del papel a lo digital: el Departamento de Obras Públicas de las Islas Caimán aumenta la eficiencia con MaintainX

El Departamento de Obras Públicas del gobierno de las Islas Caimán es responsable de mantener y administrar una amplia gama de instalaciones públicas en tres islas. Con una fuerza laboral diversa, que incluye gerentes de MEP (mecánicos, eléctricos y de plomería), equipos de mantenimiento de instalaciones y gerentes de inventario, el departamento gestiona cientos de órdenes de trabajo cada semana.

Como explica el director del eurodiputado Adam McLaren: «Algunos ministerios y al menos un par de cientos de departamentos y otras entidades confían en el Departamento de Obras Públicas para gestionar las solicitudes de mantenimiento». Y continúa: «Cualquier retraso puede extenderse y afectar a los departamentos y a los miembros de la población de 70 000 personas de las islas que dependen de nuestros servicios».

Históricamente, el Departamento de Obras Públicas administraba las órdenes de trabajo mediante una combinación de procesos en papel, correos electrónicos y un sistema de software heredado. Sin embargo, los complicados flujos de trabajo, los datos descentralizados y la limitada visibilidad de las métricas de rendimiento hacían que fuera difícil

Dado que muchos dependen del Departamento de Obras Públicas, la eficiencia es esencial y sabían que tenían que modernizarse.

Desafíos

Enterrado en papel

El sistema de órdenes de trabajo en papel del Departamento de Obras Públicas ha transformado las solicitudes de mantenimiento rutinario en obstáculos administrativos.

«En promedio, procesábamos más de cien órdenes de trabajo en papel cada semana. Además, cada solicitud requería varios puntos de contacto y la introducción manual de datos», afirma Adam. «Lo que debería haber sido una simple solicitud se convirtió en un papeleo físico entre varios equipos y departamentos».

Una solicitud de trabajo a menudo comenzaba con un correo electrónico de un cliente (un ministerio o un departamento) que el equipo convertía luego en una orden de trabajo. «Y luego los imprimíamos y se los entregábamos a nuestro personal», dice Adam.

Este flujo de trabajo manual no solo ralentizó los tiempos de respuesta, sino que socavó la capacidad del departamento para atender a sus clientes de manera eficaz y eficiente.

Retraso en los trabajos de mantenimiento debido a la visibilidad limitada

El sistema heredado del departamento obstaculizó gravemente sus operaciones de mantenimiento, limitando la visibilidad de los trabajos de mantenimiento críticos y creando puntos ciegos peligrosos.

«Nuestro sistema consistía básicamente en un interruptor de luz digital: las órdenes de trabajo estaban activadas o desactivadas, abiertas o cerradas», afirma Davanni James, gerente de instalaciones en funciones del Departamento. «No podíamos ver si una reparación estaba esperando piezas, si se había retrasado por otros problemas o si había quedado atascada en el proceso de aprovisionamiento. Las tareas de mantenimiento críticas podían demorarse durante semanas y no sabríamos por qué».

Esta falta de visibilidad dificultó la capacidad del equipo para priorizar las órdenes de trabajo, responder rápidamente a los problemas críticos y asignar recursos de manera efectiva para resolver los problemas actuales.

Oportunidades de crecimiento perdidas

Más allá del seguimiento de las órdenes de trabajo, el equipo también se esforzó por supervisar su productividad y rendimiento generales. Al carecer de un seguimiento en tiempo real, los gerentes se esforzaban por determinar cuándo los trabajadores comenzaban las tareas o cuánto tardaban en completarlas. Esto obligó al equipo a confiar en la exportación de datos, que consumía mucho tiempo, para generar informes.

«Tendríamos que descargar toda la información en una hoja de Excel», afirma Adam, y añade que aún era necesario clasificarla y analizarla más a fondo. «Llevaría mucho tiempo elaborar el informe».

Como resultado, el equipo con frecuencia perdió oportunidades para destacar sus logros e identificar áreas de mejora.

La solución: elegir MaintainX

Migración de datos sin complicaciones

Si bien la migración de sistemas puede ser una pesadilla, ya que los equipos corren el riesgo de dañar los datos, perder datos y prolongar el tiempo de inactividad, MaintainX hizo que el cambio fuera muy sencillo para el equipo de Obras Públicas de las Islas Caimán.

«Lo que me encantó fue la transición», dice Davanni. «El equipo de implementación de MaintainX nos apoyó en todo momento: respondió a cualquier pregunta que tuviéramos, incorporó nuestros comentarios y realizó los ajustes para adaptarlos a nuestras necesidades específicas». El enfoque práctico del equipo de MaintainX ayudó a garantizar que el equipo de Obras Públicas pudiera centrarse en sus operaciones diarias sin preocuparse por las interrupciones.

«No teníamos tiempo de inactividad y podíamos continuar nuestro trabajo sin interrupciones. Proporcionamos nuestros datos y el equipo de MaintainX creó plantillas para ayudar a organizarlos», agrega Davanni. «Como resultado, pudimos migrar datos de quince años en solo cuatro semanas».

Fácil de usar, nada más sacarlo de la caja

Dadas sus dificultades anteriores, el equipo priorizó la simplicidad y la facilidad de uso al seleccionar una nueva plataforma para reemplazar su sistema heredado. Desde el primer día, quedó claro que MaintainX había creado una plataforma diseñada pensando en los trabajadores de primera línea.

«MaintainX era mucho más fácil que lo que usábamos antes», recuerda el gerente de TI interino Derome McLaughlin. El diseño fácil de usar permitió al departamento ponerse manos a la obra y transferir todos los activos a MaintainX en tres meses.

Entrenamiento efectivo para obtener resultados rápidos

Davanni sabía que, incluso con una plataforma fácil de usar, la formación completa y accesible era crucial para impulsar la adopción. MaintainX proporcionó una amplia gama de recursos para ayudar a todos a dominar la funcionalidad de la plataforma.

«Teníamos vídeos y archivos PDF paso a paso», recuerda la directora interina de las instalaciones, Davanni James. «Estos materiales guiaron al equipo durante todo el proceso, desde la creación de órdenes de trabajo hasta la indexación de sus ubicaciones en MaintainX, lo que garantizó que nuestro equipo pudiera gestionar las tareas de inmediato con confianza».

Resultados: El Departamento de Obras Públicas de las Islas Caimán digitalizó el 75% de los procesos

Reducir el papeleo y desbloquear nuevos canales de productividad

MaintainX ayudó al Departamento de Obras Públicas a reducir el papeleo y el trabajo manual asociado que antes empantanaban sus operaciones.

«MaintainX nos ha ayudado a deshacernos de una gran cantidad de papeleo», señala Adam. Si bien todavía no está 100% libre de papel, MaintainX ha permitido al equipo digitalizar la gran mayoría de sus procesos. «Hemos pasado aproximadamente el 75% de nuestros procesos a la tecnología digital y no pensamos detenernos aquí», afirma Adam. Este cambio ha ahorrado tiempo y recursos, lo que ha permitido al equipo centrarse más en las tareas críticas y menos en las cargas administrativas.

MaintainX también ha abierto nuevos canales para la participación pública. Los códigos QR de las instalaciones públicas, como las playas, permiten a los ciudadanos ponerse en contacto directamente con el Departamento de Obras Públicas.

«Si ocurre algo, el público puede enviar solicitudes escaneando el código QR», afirma Adam. Por ejemplo, una vez un ciudadano se dio cuenta de que había un problema con el baño de una playa pública. Escanearon el código y, una vez que el departamento recibió la notificación, enviaron a alguien para arreglar la situación. En general, esto ha dado lugar a un servicio más eficiente y con mayor capacidad de respuesta para la comunidad.

Datos centralizados para un acceso sin problemas

Una de las razones por las que el Departamento de Obras Públicas se aferró al papel durante tanto tiempo fue la accesibilidad. El equipo tenía más de quince años de datos acumulados y quería asegurarse de tener acceso a ellos. Sin embargo, acceder al antiguo sistema digital era difícil, ya que el equipo tuvo que revisar cientos, si no miles, de pedidos de papeleo para encontrar la información que estaban buscando.

MaintainX cambió eso al proporcionar una plataforma centralizada a la que todos podían acceder fácilmente, desde el personal de la oficina hasta los trabajadores de campo. «MaintainX nos abrió esa puerta», dice Adam. «A través de la aplicación móvil, los trabajadores sobre el terreno pueden acceder a datos y actualizaciones en tiempo real, lo que acerca al departamento a su objetivo de eliminar completamente el papel».

Visibilidad y transparencia en tiempo real

Una de las mayores ventajas de MaintainX ha sido la mejora de la visibilidad. Las personas que confían en el Departamento de Obras Públicas pueden hacer un seguimiento de sus solicitudes de trabajo desde su aprobación hasta su finalización, con actualizaciones en vivo a lo largo del proceso. «Pueden ver a quién se le ha asignado una orden de trabajo y qué actualizaciones se han realizado», explica Adam. «Además, la función de chat en vivo también permite una comunicación instantánea entre el personal y los clientes, lo que garantiza que todos estén informados y no se pierda ningún detalle».

Informes simplificados para una mayor eficiencia

La presentación de informes, que alguna vez fue una tarea tediosa, ahora es muy sencilla con MaintainX. «Con tan solo dos clics, la información está ahí», comenta Adam, recordando que los informes mensuales que antes tardaban horas en crearse ahora toman minutos.

Este sistema centralizado también ha facilitado el seguimiento de los artículos de alto costo. El equipo puede crear filtros personalizados para la elaboración de presupuestos, lo que añade un nivel de precisión a su supervisión financiera.

Obras públicas de las Islas Caimán: avanzando con MaintainX

El Departamento de Obras Públicas de las Islas Caimán está entusiasmado con la posibilidad de aumentar aún más la eficiencia con MaintainX. Si bien ya han simplificado gran parte de sus operaciones con MaintainX, algunos procesos aún no se han integrado en la plataforma. Por ejemplo, el equipo utiliza actualmente MaintainX para realizar un seguimiento del inventario y emitir artículos para las órdenes de trabajo, pero «las adquisiciones aún se gestionan fuera del sistema», afirma Adam.

Sin embargo, expresa su optimismo de cara al futuro. «La esperanza es que, con el tiempo, tengamos todo en el sistema», dice Adam. Esta transición permitiría al equipo alejarse de su situación actual, en la que confían tanto en MaintainX como en su plataforma anterior para las tareas relacionadas con el inventario.

Al consolidar estos procesos dentro de MaintainX, el equipo anticipa operaciones más fluidas, una gestión de existencias más precisa y procedimientos de auditoría más sencillos. A medida que continúan ampliando el uso de MaintainX, el Departamento de Obras Públicas espera obtener aún más beneficios y mejorar aún más la prestación de servicios a la comunidad de las Islas Caimán.