Future Foam reduce el mantenimiento reactivo en más de un 30% gracias a la mejora de los datos y la visibilidad con MaintainX

Centrarse en el cliente

De propiedad familiar desde 1958, Future Foam es un fabricante líder de materiales de espuma diseñados a medida. Impulsada por la pasión por la innovación y el compromiso con el éxito de los clientes a largo plazo, la empresa desarrolla soluciones que abordan las necesidades inmediatas de los clientes y proporcionan un valor duradero. Con instalaciones de fabricación en todo el mundo, Future Foam cuenta con un alcance global y un enfoque incesante en la calidad.

Future Foam utiliza espuma 100% pura para crear productos únicos, como colchones, muebles y más. Ernie Plemmons, gerente de equipos y suministros, explicó: «Básicamente somos una empresa química, y mi función es garantizar que los proveedores tengan lo que necesitan para mantenerse en funcionamiento». Como empresa química, nos centramos en la pureza y la precisión para garantizar materiales de la más alta calidad y soluciones innovadoras para cada cliente.

Desafíos

«No teníamos datos históricos que nos ayudaran cuando las máquinas dejaron de funcionar».
^{- Ernie Plemmons, gerente de equipos y suministros}

No hay visibilidad del inventario de piezas

Con fábricas en todo el mundo, el seguimiento y el mantenimiento de datos de inventario precisos eran cruciales para evitar el costoso y prolongado tiempo de inactividad de los equipos para Future Foam. Ernie había creado un sistema de inventario interno que daba prioridad al acceso inmediato a las piezas «a la vista» y trasladaba los suministros de larga duración a los remolques de mantenimiento cercanos. Sin embargo, con los crecientes desafíos de la cadena de suministro que afectaban a los fabricantes de todo el sector, Ernie reconoció rápidamente las limitaciones del sistema existente. «No nos estaba llevando a donde teníamos que estar», admitió.

La gestión precisa del inventario de piezas fue fundamental para el éxito de Future Foam, ya que dos de sus máquinas más importantes, la Looper y la Convoluter, dependían de piezas OEM importadas de Alemania. Ernie enfatizó: «Si una de estas máquinas deja de funcionar, todo se estropea». Ambas máquinas funcionan durante dos turnos todos los días de la semana y, a veces, incluso los sábados. «Si esas máquinas dejan de funcionar», dijo Ernie, «tengo 27 empleados que tienen que marcharse y trabajar el resto del día».

Ernie necesitaba encontrar una manera de optimizar el inventario de piezas para que las piezas críticas pudieran estar fácilmente disponibles, a fin de evitar costosos tiempos de inactividad y minimizar los costos de transporte. «Cada estante de la sala de suministros cuesta dinero», y Ernie estaba decidido a encontrar el equilibrio perfecto entre la disponibilidad de las piezas y los costos para maximizar la productividad.

Órdenes de trabajo incumplidas que provocan tiempo de inactividad

Future Foam se enfrentaba a otro problema crítico: las órdenes de trabajo pasaban desapercibidas. Los trabajos de mantenimiento preventivo programados de los equipos no se completaron debido a la falta de visibilidad de las órdenes de trabajo pendientes, lo que provocó costosos tiempos de inactividad no planificados. Ernie se lamentó: «Teníamos una máquina pendiente de mantenimiento y, dos semanas después, dejó de funcionar».

El problema no era la falta de compromiso con el mantenimiento, aclaró Ernie. «Simplemente no teníamos los datos de la orden de trabajo». Al no poder ver las órdenes de trabajo pendientes, Ernie y su equipo se esforzaron por llevar un registro del trabajo que había que realizar y tomar medidas preventivas para mitigar las fallas en los equipos. «Si hubiéramos [completado el trabajo de mantenimiento preventivo programado], habríamos sabido que la máquina estaba a punto de fallar. Y la máquina no habría dejado de funcionar hasta dentro de una semana».

Falta de acceso a la documentación requerida

Ernie también se enfrentó a importantes desafíos durante las inspecciones. La falta de acceso a los datos históricos de las órdenes de trabajo dificultaba la prueba del cumplimiento de la normativa. Las inspecciones sin previo aviso solían desembocar en búsquedas frenéticas de documentación crucial, como la prueba de que la OSHA había cambiado obligatoriamente los filtros cada tres meses. Si bien el equipo había realizado estos cambios, Ernie se esforzó por encontrar la documentación necesaria para verificar el cumplimiento. Esta lucha por obtener la documentación desperdició un tiempo valioso y puso a la empresa en riesgo de recibir sanciones por incumplimiento.

La solución: gestión del mantenimiento basada en datos con MaintainX

La mejora de los datos ayudó a Future Foam a encontrar proveedores de piezas más duraderos y rentables

Gracias a los datos de Maintainx, Future Foam implementó un nuevo enfoque basado en datos para la adquisición de piezas. «Tomemos como ejemplo que comprábamos cuchillas a dos precios diferentes: 42 dólares de un proveedor y 60 dólares de otro», explica Ernie. «El análisis de los datos nos mostró que centrarse únicamente en el precio por cuchilla era engañoso. Descubrimos que las cuchillas más caras duran entre 2 y 3 veces más que las más baratas y, en última instancia, nos cuestan menos por hora de operación».

Basándose en esta información, Ernie abogó por un modelo de precios basado en la longevidad de las cuchillas, en lugar de uno centrado exclusivamente en el coste absoluto por unidad. «Sin los datos de MaintainX, no habríamos podido identificar esta valiosa información».

Future Foam también utilizó MaintainX para optimizar la gestión de su inventario de piezas, lo que redujo significativamente los pedidos excesivos y las compras de emergencia. Al automatizar las órdenes de mantenimiento planificadas en las que se enumeraban las piezas y herramientas necesarias para completar cada orden de trabajo, Ernie se aseguró de que todas las piezas necesarias estuvieran fácilmente disponibles, lo que permitió a los técnicos completar las órdenes de trabajo de manera eficiente y puntual.

Además, la función de inventario de MaintainX ayudó a Ernie a agilizar el proceso de reordenamiento. Al establecer alertas para cuando las piezas alcancen ciertos límites, Ernie podría iniciar las compras antes de que se agoten. «Esta función me permite anticipar las órdenes de trabajo futuras y anticiparme a nuestras necesidades con semanas de antelación», explicó. «Ser proactivos significa que tenemos a mano las piezas necesarias para evitar demoras e interrupciones».

Al predecir con precisión las necesidades de material y gestionar su inventario de forma proactiva, Future Foam ya no se enfrenta a costosos pedidos urgentes. «Ahorramos cientos de dólares en pedidos al evitar esos gastos de envío de 200 dólares», comentó Ernie con alegría.

Si bien Ernie priorizó la gestión proactiva del inventario, también reconoció la importancia de estar preparado para circunstancias imprevistas. «[Con MaintainX,] puedo ver las cosas dentro de unas semanas. Y luego puedo pedir lo que necesitamos para prepararnos para lo que viene», dijo. «También puedo asegurarme de que, en casos de emergencia, tengamos lo que necesitamos en la estantería».

Programa de mantenimiento preventivo implementado

Future Foam está creando activamente una base de datos valiosa con la ayuda de MaintainX. Con las órdenes de trabajo, los activos y las piezas de MaintainX, los datos permiten a la empresa operar de manera más proactiva y eficiente.

Con fácil acceso a datos históricos y en tiempo real, Ernie tiene una visión clara de todo el sistema. Puede identificar rápidamente las máquinas propensas a sufrir averías frecuentes y analizar sus datos históricos para determinar la frecuencia óptima para el mantenimiento preventivo. También puede observar una máquina que no deja de funcionar y saber que «necesitamos programar un PM semanal o diario. Es un problema que podemos solucionar». Este enfoque proactivo ayudó a Future Foam a crear un programa de mantenimiento preventivo que aborda los posibles problemas antes de que se conviertan en problemas importantes y, en última instancia, mejora la confiabilidad y el tiempo de actividad de las máquinas.

Tomemos de nuevo la máquina Looper, por ejemplo. Ahora, cuando deja de funcionar, la empresa cuenta con documentación detallada sobre la duración del tiempo de inactividad anterior, las piezas y suministros necesarios y las horas de trabajo dedicadas a la última reparación. Ernie dijo: «Podemos decir: 'Esto es lo que nos costó esta máquina' y comparar el mantenimiento programado con los problemas de reacción. Gracias a los informes de MaintainX, ahora podemos ver y controlar las áreas problemáticas». Al comparar esta información con los datos de mantenimiento programado, el equipo puede identificar las áreas en las que se pueden mejorar y pasar de las reparaciones reactivas a las intervenciones proactivas.

Future Foam también utilizó los conocimientos para identificar las tareas que antes se habían descuidado y que contribuyeron significativamente a la eficacia general del mantenimiento. «Hay mucho trabajo que no hacíamos, pero que deberíamos haber estado haciendo». Además, los datos les ayudaron a identificar las causas fundamentales de las necesidades de mantenimiento reactivo, lo que permitió al equipo abordarlas directamente y minimizar las incidencias futuras al agregarlas a un programa de mantenimiento preventivo.

Cumplimiento normativo simplificado con el historial y los registros de las órdenes de trabajo

Desde la adopción de MaintainX, demostrar el cumplimiento de las normas se ha convertido en un juego de niños para Ernie y su equipo. «No más apuros por el papeleo», exclamó Ernie. «Ahora, solo le pido la dirección de correo electrónico del inspector y hago clic, clic, clic y listo. Está completamente fuera de nuestro radar».

Flujo de trabajo optimizado con acceso móvil

Además de acceder de forma remota a los registros de cumplimiento y a los datos en tiempo real, Ernie puede gestionar el mantenimiento directamente desde su teléfono, lo que agiliza el flujo de trabajo para el personal de mantenimiento y la administración.

«Al final del día, gestionar esto desde mi teléfono es fundamental. Tengo una puerta giratoria llena de chicos de mantenimiento que vienen a recoger piezas. No puedo hacer suficiente hincapié en el valor de la presentación de informes», dijo Ernie. «Los encargados del mantenimiento pueden hacer lo suyo, y el gerente de la planta o el líder regional pueden sentarse en su escritorio y preguntar: '¿Cómo está el departamento de mantenimiento? ¿Cómo nos va con nuestra maquinaria? Pueden obtenerla y ver datos precisos en tiempo real, y eso es extremadamente útil».

El mejor soporte y capacitación continuos de su clase de MaintainX

Los procedimientos de MaintainX han revolucionado la forma en que Future Foam incorpora nuevos técnicos y adquiere los conocimientos tribales antes de que los empleados se vayan. «Antes de MaintainX, nuestros técnicos no podían acceder a nada en tiempo real», afirma Ernie. Ahora, simplemente usan sus teléfonos celulares y tabletas para mostrar a los nuevos jugadores que están llegando. Pueden modificar los procedimientos para mostrar los procesos paso a paso».

El acceso móvil es particularmente beneficioso para procedimientos complejos. «Tenemos procedimientos que deben completarse en 20 pasos», señaló Ernie. «Para los chicos con experiencia, es bastante fácil, pero los nuevos necesitan orientación para asegurarse de que lo están haciendo correctamente». Para Ernie, MaintainX ha reducido la necesidad de una amplia formación de técnico a técnico.

Con MaintainX fácilmente disponible en sus dispositivos móviles, los técnicos pueden acercarse a una máquina, iniciar el procedimiento correspondiente y empezar a trabajar. Los empodera y minimiza la dependencia de una supervisión constante. Y «si un técnico nuevo tiene alguna duda», explicó Ernie, «por lo general llama pronto y podemos explicarle cómo hacerlo y ayudarlo a llegar a un lugar mejor».

Resultados: operaciones de mantenimiento revolucionadas con MaintainX

«MaintainX era la dirección en la que teníamos que ir. Nunca hemos mirado hacia atrás».

A partir de noviembre de 2021, Future Foam integró con éxito MaintainX en las operaciones de cuatro sitios, incluido High Point, donde trabaja Ernie, y ha agregado más de 7,600 órdenes de trabajo, casi 5,000 piezas y más de 90 proveedores. Y en junio de 2023, Future Foam extendió su voto de confianza a MainTainX al implementar MainTainX en sus 22 sitios, añadiendo 19 000 órdenes de trabajo y 53 000 piezas, y aumentando.

Al aprovechar las completas funciones de generación de informes de MaintainX, Ernie puede analizar las actividades de mantenimiento preventivo y reactivo de la empresa para realizar un seguimiento de los costos asociados. Esta visibilidad ha sido fundamental para reducir el tiempo de inactividad, ya que Ernie ha informado de una disminución significativa del 30 al 35% en el mantenimiento reactivo desde la implementación.

Más allá de los beneficios cuantitativos, MaintainX ha ayudado a cambiar la cultura de mantenimiento de Future Foam. Ernie dijo: «Tengo un par de chicos que son de la vieja escuela y dudan sobre el cambio. No estaba seguro de qué tan bien se adaptarían a MaintainX. Pero, poco después de implementar el sistema, un ingeniero se me acercó y me dijo: «Es un entorno completamente nuevo. Ha sido de gran ayuda».

Conclusión: Future Foam + MaintainX = mejores datos, decisiones más inteligentes y operaciones simplificadas

La facilidad de uso de MaintainX fue el factor decisivo para Ernie. Antes de seleccionar, había evaluado al menos a 10 proveedores de CMMS. Contó: «Siempre trato con empresas y representantes de ventas, y siempre es lo mismo. Llegan con su actitud de «Tengo una oferta para ti», pero la historia es completamente diferente una vez que están en la puerta».

MaintainX, sin embargo, se destacó entre la multitud. «Me sigues asombrando», declaró Ernie. «Eres minucioso, consistente y leal». A diferencia de otros proveedores que solo querían promocionar su producto, «el representante de MaintainX se acercó a la mesa y simplemente preguntó: '¿Cómo puedo ayudar?' Su compromiso con la satisfacción del cliente ha sido fenomenal para nosotros».