Karn Custom Woodwork creó un exitoso programa de mantenimiento preventivo en menos de un año

Visión general

Con más de 100 proyectos registrados a su nombre, Karn Custom Woodwork ofrece trabajos de alta calidad en toda el área de Richmond a una variedad de clientes de todos los sectores, incluidos la educación superior, los centros médicos, los juzgados, las bibliotecas, las iglesias, las oficinas y las instalaciones deportivas.

Bobby Nisbeth, gerente de instalaciones de Karn desde enero de 2019, era propietario de una empresa de servicios mecánicos antes de unirse a la presidencia de Karn Ken Kueny, un ingeniero que aportó sus 30 años de experiencia en la industria aeroespacial a las necesidades de carpintería arquitectónica del área metropolitana de Richmond. Ken contrató a Bobby para centrarse en la construcción de sistemas de producción, devolver los equipos a las condiciones de los fabricantes de equipos originales (OEM) y avanzar de manera que la empresa pudiera mantener esa estabilidad operativa.

Desafíos

Ken dijo que necesitaba a alguien que cuidara el lugar porque no lo mantenían como él sabía que debía ser. Antes de que Bobby se uniera, el mantenimiento de las instalaciones de Karn consistía en «volar hasta el fracaso». Antes de empezar a usar MaintainX, el plan de mantenimiento de Karn era totalmente reactivo.

Solución

Una noche, después del trabajo, Bobby estaba buscando en Internet aplicaciones de mantenimiento basadas en la web y encontró MaintainX. Le gustó el logo de MaintainX. Descargó la aplicación esa noche y jugó con ella. Al día siguiente, se la mostró a Ken y «de inmediato, nos dimos cuenta de que MaintainX era una solución de calidad». Karn decidió comprar el plan empresarial de MaintainX.

«Era fácil de usar, intuitivo y muy fácil implementar completamente las órdenes de trabajo documentadas con imágenes e incluso archivos PDF. Sabíamos que teníamos algo bueno desde el principio: una plataforma excelente y limpia que nos funcionaba continuamente».
^{—Bobby Nisbeth, gerente de instalaciones}

Bobby dijo: «Solo quería una aplicación en la que todo lo que tuviera que hacer era usar una interfaz. No hay problema. MaintainX lo tiene cubierto. Incluso brinda a los miembros del equipo habilidades de comunicación. Cuando los miembros de un equipo juegan juntos, permanecen unidos; por ejemplo, cuando las personas se lanzan la pelota, aprenden a trabajar juntas. Cuando las personas pueden enviar mensajes digitales de un lado a otro, todos relacionados con las órdenes de trabajo, con archivos e imágenes, se resuelven los problemas. Las personas aprenden a desarrollar una interconexión. La organización se vuelve más eficiente porque las personas aprenden a trabajar juntas. Los problemas se vuelven 10 veces más fáciles de gestionar».

Uno de los primeros pasos de Bobby fue identificar los sistemas eléctricos y de aire que debían estar en buen estado para que el negocio funcionara con éxito. Arregla, actualiza o reemplaza los sistemas, cueste lo que cueste, dice Bobby, de modo que «podemos confiar en que los sistemas proporcionarán a las personas las máquinas que utilizan para que tengan lo que necesitan a diario».

Cuando se le preguntó cómo funciona MaintainX para Karn Custom Woodwork, Bobby explicó: «Todo lo que necesita hacer es cargar MaintainX en su teléfono. Sales al suelo. Toma fotografías en la aplicación. Y aquí tienes tu orden de servicio con la imagen directamente conectada. A partir de ese primer ticket, se inicia todo el sistema. No tienes que crear un montón de cosas para empezar a usarlo. Has documentado toda la experiencia. Puede enviar una solicitud directamente a un proveedor a partir de una orden de trabajo».

Para Bobby, MaintainX es la forma más fácil de recopilar directamente toda la información de una orden de servicio, un incidente o un trabajo. «Empezamos solo conmigo y estamos añadiendo usuarios de solicitudes según sea necesario. Será más fácil para toda la empresa cuando todos los demás estén de acuerdo».

Resultados

Bobby dijo que cuando llegó por primera vez a Karn, creó una plantilla de hoja de cálculo de Excel que se rellenaba manualmente para rastrear los datos. «Pero nadie más podía integrarse fácilmente con los formularios en papel sin copiarlos ni compartirlos». Con MaintainX, Bobby documenta las órdenes de trabajo y la dirección ejecutiva ve los beneficios. «Cuando te dedicas solo a una labor preventiva y puedes contar con ello, es cuando realmente empiezas a ver el cambio. Incluso hemos puesto en marcha tutoriales de mantenimiento preventivo para inspeccionar todo. Estamos muy lejos del viejo «volar hasta el fracaso».

En menos de un año en MaintainX, Bobby ha incorporado a la pequeña empresa con más de 350 órdenes de trabajo, 9 equipos y más de 200 activos, con ubicaciones, proveedores y procedimientos establecidos.

Bobby señaló que «el valor de MaintainX supera con creces su costo. Diez personas pueden escribir notas en una orden de trabajo y cargar imágenes. Todos los paneles se actualizan para cada usuario. Esto es clave en la construcción: siempre necesitamos verificar y cumplir las especificaciones y las especificaciones del contrato, así como los códigos y estándares requeridos. Con MaintainX, cualquiera puede verificar el nivel de detalle que se está logrando y extraer lo que sea necesario de él en cualquier momento».

Centrarse en el cliente

Carpintería personalizada Karnse especializa en la gestión de proyectos comerciales de carpintería y carpintería grandes y complejos y en el suministro de los mejores productos y mano de obra para el mercado comercial del área de Richmond. La empresa está certificada por el AWI (Architectural Woodwork Institute) y el FSC (Forestry Stewardship Council), además de ser una empresa pequeña y propiedad de veteranos certificada por SWAM.