Cómo funciona
Los miembros del equipo de toda la organización pueden enviar solicitudes de mantenimiento a través de Microsoft Outlook. Los detalles se enviarán automáticamente a MaintainX como una nueva orden de trabajo para su revisión.
PASO 1:
Puede configurar esta integración a través de Zapier, una herramienta que automatiza los flujos de trabajo mediante la conexión de aplicaciones, sin necesidad de escribir código. (Nota: es posible que se requiera un plan Zapier de pago). Visita Zapier e inicia sesión en tu cuenta actual o crea una nueva.
Alternativamente, su recurso de TI/desarrollador o su proveedor de servicios de integración externo pueden hacer referencia a MaintainX Documentación de la API y construya la integración para usted.
PASO 2:
Zapier te permite configurar integraciones basadas en activadores y acciones (denominadas «Zaps»). Las instrucciones están disponibles en el sitio web de Zapier para Microsoft Outlook.
Para crear nuevas órdenes de trabajo de MaintainX desde los correos electrónicos de Outlook:
Selecciona la aplicación y el evento desencadenantes:
- Aplicación = Outlook
- Evento = Aparece un nuevo correo electrónico en el buzón especificado
A continuación, selecciona la aplicación de acción y el evento:
- Aplicación = MaintainX
- Evento = Crear nueva orden de trabajo
Sigue las instrucciones de Zapier para conectar MaintainX con tu correo electrónico.
PASO 3:
Pon a prueba tu Zap. Comprueba que el disparador y la acción estén configurados correctamente. Cambia el nombre de tu Zap para que pueda identificarse fácilmente en Zapier.
PASO 4:
Publica tu Zap y comunica a tus equipos que el correo electrónico es la forma preferida de solicitar mantenimiento en tu organización.
Nota: Se puede acceder a los activadores y acciones adicionales a través de los menús desplegables de Zapier. Sigue las instrucciones para lograr la integración deseada con MaintainX.
PASO 5:
Tu correo electrónico y MaintainX ahora están sincronizados. Los correos electrónicos entrantes aparecerán automáticamente en MaintainX como órdenes de trabajo, lo que permitirá a su equipo de mantenimiento tomar medidas de manera rápida y eficiente.
Requerimientos
- Debe tener un plan Zapier.
- Debe tener Microsoft Outlook como plataforma o servicio de correo electrónico.
- Debe tener el plan Premium o Enterprise de MaintainX.
Preguntas frecuentes
¿Podemos revisar o evaluar la solicitud de mantenimiento después de enviarla por correo electrónico?
Sí, puedes revisar y aprobar o rechazar la solicitud en MaintainX. Si se aprueba la solicitud, puede asignarla a un equipo o a un técnico específico y supervisar el progreso de principio a fin. También puedes ajustar el nivel de prioridad según sea necesario.
¿Puedo enviar automáticamente estas solicitudes a un equipo específico en MaintainX?
Sí, la función de enrutamiento de solicitudes de MaintainX mejora los tiempos de respuesta al permitir que las solicitudes se asignen a equipos específicos. Puede obtener más información sobre esta función aquí.
¿Todos los solicitantes necesitan una cuenta de MaintainX para enviar una solicitud de mantenimiento por correo electrónico?
No, los solicitantes no necesitan una cuenta de MaintainX. Solo necesitan acceso a Outlook.
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